一些关于时间管理的总结

最初发在知乎上:https://www.zhihu.com/question/19727341/answer/118801649

研究/实践了近十年时间管理,有两个非常简单的心得想分享一下。

  1. 先记录,再管理——记录下时间都花哪了;
  2. 先抬头看路再埋头拉车,拉车过程中频繁抬头——列个单子再干事,不在单子上的事情不做,有新事情进来先列单子上。

下面先介绍一下这两个心得,然后介绍我个人的具体习惯,最后给出一些扩展阅读。

1. 先记录,再管理。

时间管理通俗地说就是少浪费时间。要想少浪费时间,第一步得先知道时间都浪费在哪里了。所以要记下来每天的时间都花在哪里了。我系统性地尝试过几种方法,都是可行的,也有一些各自的小技巧:

  • 用手工+电脑工具,做一件事之前先开个计时器,做完的时候关闭计时器。这样每天自然而然就有一个报告出来。(这是我用的方法,看上去麻烦但有适当的工具能很简单做到,而且和第二点结合的很好,后文有具体介绍)
  • 用自动电脑工具,自动统计你电脑上打开的窗口,然后根据这个生成报告。一个例子是RescueTime(RescueTime : Time management software for staying productive and happy in the modern workplace)。
  • 用纸笔,每半个小时/一个小时记录下自己做了什么事情。因为经常忘计时,精度比较低(会漏一些事项,尤其是分心的东西),但如果用手工版番茄工作法的话结合得比较好。

我这样做了一段时间以后发现,原来时间的利用率这么低,这么容易被干扰。这一方面能很具体很生动地让你体会到时间管理真的真的一定要认真做了,一方面也能帮助你知道怎么去改进。前者更重要一些。现在就去装个软件或者用纸笔开始记录,晚上就会有收获!

2. 先抬头看路再埋头拉车,拉车过程中频繁抬头。

如果做到了第一步,微观上大多数时间都花在预定的目标上,那么时间管理的第二步就是让宏观上少走弯路,把时间花在刀刃上。具体地说就是不能光埋头拉车,要经常抬头看路。有一个误区是,我在脑子里记住要做什么事不就好了?我的体会是千万不要这样做,因为1) 人脑的能力是有限的,而坑的是和电脑不同,记忆本身也是要占用人脑的思考能力的。所以如果你有一个东西始终要记在脑子里,用的时候要去回忆的话,思考的能力会大打折扣。想想刚学了一个数学概念然后试图去应用它解题的过程吧。2) 要把待办事项记在脑子里是非常苛刻困难的。一个待办事项列表,可以很长,很琐碎,相互之间没有关联,顺序很关键,还经常更新。人脑非常不擅长做这样的事情。好记性不如烂笔头,不如花个2块钱买个笔记本,把珍贵的思考能力解放出来。

具体地说,这个也有一些不同的方法:

  • 纸笔列单子。这是非常基础也是非常好用的一个方法,我现在随身带着一个笔记本,有什么想法就列到上面去。一个重要的原则是,如果一个东西不在单子上,我就不做;如果有一些新的想法/事情要插进来,就插到列表里面去。这样大脑时时刻刻就很轻松,不用去额外记忆任何东西,而可以把100%的精力放到干活里面去。
  • 用列表软件。基本上等同于纸笔。好处是可以随时改文字,轻松调整顺序,有层次(待办事项下面可以有几个小步骤)。坏处是依赖手机/电脑,很容易就被带歪去干其他事了。这里我比较推荐的工具是Trello。

所以我个人的方法是基本上用trello列表,有一些特别琐碎的短时间,马上就要办的事情的用笔记本。那拉车同时频繁抬头看路怎么实现呢?经常看trello整理列表听起来不错但做起来其实不容易,我的做法是每隔一段时间会在笔记本上写下下一步要做什么事情,然后用这个机会来重新审视这个列表有没有道理。

有个小问题是,有很多任务是“断续”或者“异步”的。类似洗衣服,你把衣服放进洗衣机在接下来的半小时就不用管它了,但是半小时以后还得去把衣服拿出来。那这个任务在我们的列表里就会跳来跳去。我的解决方法是专门开一个列表叫做blocked,设一个提醒,到时间就把这个任务从blocked里面重新移回主要的列表。学计算机知道异步编程、回调函数的可能会有更深的体会。

做到这两个原则以后,整个体系就八九不离十,剩下的习惯就是小术了。而流行的时间管理方法其实都是在用一些习惯/细化方法来帮助你实施这两个原则(或者说这两个原则也是我从流行的时间管理方法中总结出来的)。比如GTD主要强调的就是第二个原则,而番茄工作法主要强调第一个(我总觉得番茄工作法不是一个完整的时间管理体系,而是一个提升微观时间利用率的小trick)。

我自己的工具和实践

我自己主要用trello和一个chrome插件叫做Plus for Trello来做时间管理,也写了一些小工具来帮助时间管理。

  • Trello里面主要有3个list,blocked,P0,P1。blocked放着上面介绍的现在不需要花时间,但过了一段时间以后可能需要看一眼的东西。P0是priority 0,优先级最高,紧急或重要的东西。P1是priority 1,不紧急也不重要的东西。
  • Trello有个chrome插件叫Plus for Trello (https://chrome.google.com/webstore/detail/plus-for-trello-time-trac/gjjpophepkbhejnglcmkdnncmaanojkf)。它能让你每次开始做一件待办事项(trello card)的时候激活一个计时器,结束处理的时候再把计时器关掉。然后它会自动记录你什么时候在这个任务上面花了多少时间,并且在页面右上方还会显示一个本周每天记录的时间汇总。这立马有个直接的好处是——给你一种记录的仪式感。每次我激活/结束计时器,看到当天工作时间往上跳了一点的时候,都有种快感。所以他可以帮助你把记录这件事做上瘾,让你轻松养成这个习惯。
  • 为了记录汇总每天/每周的情况,我还写了一个小插件。更多的信息可以阅读我的blog

如果看完这篇文章还有兴趣的话,可以移步我的blog,在TimeManagement标签下,有更多的文章

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